Onder de noemer “Open Data en Administratie” (ODA) is de eerste ontwikkeling gaande van gegevens standaarden van financiële data die gebruikt kunnen worden in combinatie met OpenAPI en bijvoorbeeld BI. Het streven is straks het zelfde formaat en indeling van datasets als grootboekmutaties, openstaande facturen en bijvoorbeeld journaalregels voor alle boekhoudpakketten.

Na de eerdere OpenAPI techniek heeft Power BI van Microsoft gezorgd door een toename van het ontsluiten van gegevens uit de boekhouding. Naast een, inmiddels wat gedateerde, XML Auditfile Financieel (XAF), is er geen standaard in de markt wat betreft de gegevensdefinitie van gegevens in de boekhouding. Als je nu gegevens wilt ontsluiten uit een boekhoudpakket ben je altijd afhankelijk van de gegevensdefinitie van betreffende softwareleveranciers. Dat hoeft natuurlijk geen punt te zijn als je al jaar en dag met dezelfde software werkt en dat ook voorlopig zo zal blijven. De praktijk leert dat bijvoorbeeld accountants- en administratiekantoren te maken hebben met verschillende boekhoudpakketten bij hun cliënten. En ook de uitwisseling van gegevens tussen softwareleveranciers onderling ontbreekt het vaak aan standaard gegevensdefinities.

Ook bij het aanleveren van gegevens aan de boekhouding speelt het aspect standaardisatie. Een bekend voorbeeld daarvan is het aanleveren van een ‘loonjournaalpost’ aan boekhoudpakketten. Je ben dan als producent van salarissoftware afhankelijk van het boekhoudpakket waarmee je gegevens wilt uitwisselen. Ook hier leert de praktijk dat vanuit verschillende salarissoftware journaalpostposten (desgewenst aangevuld met een loonverdeelstaat) uitgewisseld worden met verschillende boekhoudpakketten in verschillende formaten.

Hierbij is een bijkomend aandachtspunt dat sprake is van afwijkende (grootboek)rekeningschema’s en de bestaanbaar van betreffende rekeningen niet altijd vooraf gecontroleerd worden bij het aanleveren van de journaalposten. Om dit laatste op te lossen is er inmiddels de standaard loonjournaalpost op basis van RGS MKB. 

Datasets
Als gezocht wordt op internet zijn, mede in relatie tot OpenAPI, van meerdere boekhoudpakketten specificaties beschikbaar, met name om gegevens te ontsluiten. Daarnaast is al eerder de XAF genoemd.

We onderscheiden in eerste instantie de volgende datasets die mogelijk in aanmerking komen om een meer uniforme gegevensstandaard op te zetten:

1. Grootboekrekeningen;
2. Grootboeksaldi;
3. Grootboekmutaties;
4. Relaties; debiteuren en crediteuren;
5. Posten debiteuren en crediteuren;
6. Vaste activa;
7. Journaalhistorie;

Om mutaties aan te leveren aan de boekhouding komt de volgende dataset in aanmerking:

8. RGS journaal.

Download voorstel
Download volledig voorstel met eerste uitwerking van de hiervoor genoemde datasets.

Suggesties zijn van harte welkom.