Stipac.nl

Wiki RGS journaal

Wiki RGS journaal > Introductie en versiebeheer

Het RGS journaal, inleiding

Het RGS journaal is bedoeld om journaalposten vanuit andere administraties aan te leveren aan de boekhouding op basis van RGS. Denk bijvoorbeeld aan financiële boekingen op basis van de periodieke loonjournaalpost, webwinkelverkopen, kassaverkopen, urenregistratie en projecten. Eigenlijk alle (sub)administraties die een journaalpost tot gevolg hebben.

Opzet
Het aanbieden van journaalposten vanuit andere (sub)administraties aan de boekhouding is al aan de orde van de dag. Het samenstellen van een uniforme indeling om journaalposten uit te wisselen is volgens ons een kwestie van afstemmen met een aantal leveranciers van boekhoudsoftware en dan komen tot een grootste gemene deler. Onze ervaring is dat de meeste leveranciers (zeker in het MKB-segment) wel open staan voor een dergelijke afstemming.

De grootste uitdaging zit volgens ons in het definiëren van de gewenste journaalposten per soort van administratie en de daarbij behorende RGS-codes. Hierna is het de bedoeling dat de uiteindelijk geselecteerde (sub)set aan benodigde RGS-codes opgenomen wordt in de 'aanleverende' administratie als basisgegevens. Op die wijze wordt gegarandeerd dat de juiste rekeningen geselecteerd worden. Het aanleveren van grootboekrekeningen zonder controle op bestaanbaarheid daarvan in de ontvangende administratie (lees RGS) is dan niet (meer) mogelijk en voorkomt fouten. 

Lonen als voorbeeld
Zo kunnen leveranciers van salarissoftware meewerken om op eenvoudige wijze de loonjournaalpost uit ELK salarispakket aan te bieden  aan ELK boekhoudpakket op basis van RGS en het RGS journaal. 

Haalbaarheid
Om op basis van RGS de loonjournaalpost aan te kunnen bieden aan boekhoudsoftware moest eerst antwoord komen op de vraag of RGS de juiste rekeningen bevat en daarmee ook compleet genoeg is.

Om bovenstaande vraag te beantwoorden is in 2021 het onderzoek (en gelijknamig rapport) “RGS casus lonen, salarissen en personeelskosten” tot stand gekomen. Met als basis het coderen van de loonjournaalpost op basis van RGS. Net als de (grootboek)rekeningen in een boekhoudpakket zijn er binnen RGS codes voor: netto lonen, te betalen loonheffing, te betalen pensioenpremie en reservering vakantiegeld. Maar dan zijn er we er nog lang niet. Denk aan zaken als uitkering van verlofdagen, tantièmes en gratificaties, voorschotten aan personeel en natuurlijk de auto- en reiskosten. En dat is zelfs nog niet alles.

Wij zijn van mening dat RGS, met hooguit wat kleine correcties en toelichting, prima kan voldoen als codeschema tussen de salarisadministratie en de boekhouding. Oordeel zelf en lees het complete gratis rapport “RGS casus lonen, salarissen en personeelskosten”.

Andere (sub)administraties
Naast de loonjournaalpost zijn ook webwinkelverkopen, kassaverkopen, urenregistratie en projecten genoemd. En zo zijn er vele (sub)administraties die een of meer journaalposten tot gevolg hebben. Het RGS journaal wordt dermate van opzet dat journaalposten vanuit verschillende (sub)administraties uitgewisseld kunnen worden. 

Haalbaarheid
Om, net als hiervoor genoemd voor de loonjournaalpost, op basis van RGS een journaalpost aan te bieden aan boekhoudsoftware moet eerst per potentiële journaalpost antwoord komen op de vraag of RGS de juiste rekeningen bevat en daarmee ook compleet genoeg is. Desgewenst zullen we voorstellen indienen om RGS uit te breiden met gewenste (grootboek)rekeningen. tegelijkertijd willen we wildgroei aan rekeningen binnen RGS voorkomen. Dat laatste betekent dat we RGS zien als een grootboek met totaaltellingen, waarbij specificaties opgevraagd kunnen worden via betreffende (sub)administraties. 

Meedoen
Leveranciers van salaris-, boekhoud- en andere administratieve software roep ik op mee te denken met de uitwerking van het RGS journaal, zowel qua formaat (in bijvoorbeeld XML en Json) als qua velden en de definities daarvan. En daarna mogelijk te maken in hun software.

Accountants- en administratiekantoren roep ik op mee te denken met het komen tot de specificatie van gewenste journaalposten op RGS-niveau. 

Meer weten en/of meedoen?

Neem even contact op als je mee wilt doen.