Publicatiedatum 8-11-2020
De RGS brugstaat kent elementen op basis van het grootboek en enkele administratiegegevens.

Vanuit boekhoudsoftware gegevens aanleveren op het niveau van grootboekrekeningen, met per grootboekrekening:

1. Grootboeknummer
2. Omschrijving
3. RGS-code
4. Eindsaldo
5. Beginsaldo; voor balansrekeningen
6. Eindsaldo vorig jaar; voor w&v rekeningen

Voorafgegaan door het aanleveren van de volgende (eenmalige) paar elementen:

1. Datum-/tijdstempel
2. Versie RGS brugstaat
3. Boekjaar
4. Boekjaar datum aanvang; als sprake is van lang- of kort boekjaar.
5. Boekjaar datum einde; idem als hiervoor.
6. RSIN *)
7. KVK-nummer *)
8. Omzetbelastingnummer *)
9. Naam onderneming
10. Aanleverend softwarepakket
11. Emailadres aanleverende organisatie
12. RGS versie

*) RSIN, KVK-nummer, Omzetbelastingnummer: aanleveren wat bekend, maar minimaal 1 van de drie nummers.

WIjzigingen t.o.v. versie 1.1
De volgende van de hiervoor genoemde elementen zijn nieuw in versie 2.0

1. Versie RGS brugstaat
2. Boekjaar datum aanvang; als sprake is van lang- of kort boekjaar.
3. Boekjaar datum einde; idem als hiervoor.

Attentiepunten aanmaken RGS brugstaat
Met het volgende moet rekening gehouden worden bij het aanmaken van een RGS brugstaat vanuit boekhoudsoftware:

1. Aanwezigheid RSIN en/of KVK-nummer en/of Omzetbelastingnummer;
2. Alle grootboekrekeningen moeten een RGS-code hebben;
3. Boekjaar startdatum en boekjaar einddatum beide vullen of beide leeglaten;
4. Debet en credit moet in evenwicht zijn;
5. Vraagposten moeten op nul lopen;
6. Als sprake is van een omslagcode moet hier rekening mee gehouden worden, zodat de fiscale aangifte de cijfers binnen krijgt op de juiste rekening.
   
   Nadere aanscherpingen (3-2-2022) op basis van praktijkervaring in 2021:
7. Een debetsaldo moet als een positief getal en een creditsaldo moet als een als negatief getal worden weergegeven. Staat los van de gehanteerde RGS-code. Het gaat altijd om het saldo van een rekening.
   Dus als een banksaldo of een debiteurensaldo negatief is (vanuit de boekhouding) dan wordt het ook negatief aangeleverd. Bijvoorbeeld -1000.
8. Bedragen moeten worden meegegeven met twee cijfers achter de komma. Dus NIET afgerond. Het gaat er voor de aangiftemodule IB bijvoorbeeld om dat het grootboek zoals aangeleverd tot op de komma klopt. Of dat nu wordt gerealiseerd met 0,1,of 2 cijfers achter de komma maakt niet uit. Als maar duidelijk is dat 1234 als 1234,00 wordt geïnterpreteerd en wordt gecontroleerd.
   1250,40 mag niet aangeleverd worden als 1250. Dus niet afgerond op helen. Aanleveren als 1250,4 is wel akkoord.
9. [OpeningBalance] en/of [ProfitLostLastYear] mogen alleen worden ingevuld in een record waar deze van toepassing zijn en moeten anders leeg worden gelaten. Dan mag dus alleen [ClosingBalance] ingevuld worden met een saldo.
   Dit gaat over een record waar OpeningBalance en/of ProfitLossLastYear nvt zijn, terwijl ClosingBalance wel van toepassing is. In dat geval dus geen 0 aanleveren voor die velden, maar velden weg laten.
   STIPAC toelichting:
   Balansrekening bank: ProfitLossLastYear NVT.
   W&V rekening Huurkosten: OpeningBalance NVT.
   NVT betekent: niet meegeven, velden weglaten!
10. De RGS codes moeten worden opgemaakt conform de RGS specificatie (te weten UpperCamelCase), dus met een hoofdletter als eerste teken van een niveau (bijvoorbeeld BMvaMeiCae).
     

Beschikbare (deels technische) documenten RGS brugstaat

1. Complete uitwerking "Van boekhoudpakket tot winstaangifte VPB en IB" (PDF);
2. XSD-schema van de RGS brugstaat 2.0 VERVALLEN (XML); 
3. XSD-schema van de RGS brugstaat 2.01 (XSD);
4. Versiebeheer RGS brugstaat (PDF).