Stipac.nl

Wiki RGS vaste activastaat

Wiki RGS vaste activastaat > Introductie en beheer

RGS vaste activastaat, inleiding

De RGS vaste activastaat is bedoeld om gegevens van de immateriële- en materiële vaste vanuit de boekhouding in een uniform formaat aan te leveren aan andere toepassingen. Denk aan de winstaangifte (IB en VPB), jaarrekening en kredietrapportage. Gegevens als restwaarde en een specificatie voor de investeringsaftrek worden nu nog massaal met de hand overgenomen in bijvoorbeeld fiscale aangiftesoftware, terwijl dit eenvoudig automatisch is te regelen vanuit de boekhouding.

De vaste activa kan beschouwd worden als een subadministratie van het grootboek. Daarmee is er een relatie met de corresponderende  RGS codes voor vaste activa, afschrijvingen en andere daarmee samenhangde rekeningen, zoals een herinvesteringsreserve en een herwaarderingsreserve.

Uitgangspunten:

  1. Er wordt gebruik gemaakt van boekhoudsoftware die RGS-ready is.
  2. Er wordt gebruik gemaakt van boekhoudsoftware die beschikt over een volwaardige vaste activa administratie.Wat we daar onder verstaan komt hierna aan de orde.
  3. RGS en de vaste activa administratie is beide in gebruik via de hiervoor bedoelde boekhoudsoftware. 
  4. Alles wordt bijgehouden in euro's.

Volwaardige vaste activa administratie
Je kunt besluiten om vaste activa te registreren in het grootboek zelf en daar ook periodiek de afschrijvingskosten te boeken. Dat laatste desgewenst via een vaste periodieke journaalpost. Al bij het vastleggen van de vaste activa mis je dan elementaire gegevens per actief die benodigd zijn voor een vaste activastaat, zoals:

  1. Datum aanschaf;
  2. Datum ingebruikname; als deze datum afwijkt van de aanschafwaarde is dit de datum waarop de afschrijving begint.
  3. Restwaarde; 
  4. Afschrijving per periode; bijvoorbeeld percentage per jaar;
  5. WOZ-waarde; als het gaat om een bedrijfsgebouw, bijvoorbeeld bij een kredietaanvraag.
  6. Bodemwaarde; als het gaat om een bedrijfsgebouw. Om te bepalen tot welk bedrag fiscaal afgeschreven mag worden.

Naast genoemde elementen geeft een volwaardige vaste activa administratie ook inzicht in zaken als investeringen, desinvesteringen en boekwaardes. Inzicht in de vaste activa en de mutaties daarop kunnen dan tot uitdrukking gebracht worden via een vaste activastaat.

Voor een uitgebreid overzicht zie de Wiki Boekhoudpakketten, vaste activa administratie en afschrijvingen.

Uitvragende partijen

  1. Belastingdienst als onderdeel van de winstaangifte VPB (Vennootschappen) of IB (Persoonlijke onderneming);
  2. Kamer van Koophandel als onderdeel van de te deponeren jaarrekening;
  3. Kredietinstellingen als onderdeel van de kredietrapportage.
  4. De ondernemer zelf, al dan niet als onderdeel van de inrichtingsstukken.

Gegevenselementen
Via onderstaande tabel brengen we in beeld welke gegevenselementen aanwezig zijn in een vaste activa administratie versus de gegevenselementen die uitgevraagd worden:

(onderhanden) 

Toelichting tabel:
BE = bedrijfseconomisch.

Vaste activa element Winstaangifte Jaarrekening Kredietaanvraag Toelichting
Naam activum Ja Ja Ja  
Aanschafwaarde Ja Ja Ja  
Aanschafdatum  Ja Ja Ja Om te bepalen of actief aangeschaft in het lopend boekjaar.
Datum in gebruikname  Ja  Ja - Als afwijkend van aanschafdatum. Dan start vanaf deze datum de afschrijving.
Fiscaal methode afschrijving Ja Ja, als gekozen voor fiscaal bij micro en klein. Ja, als alleen fiscaal aanwezig.  
Fiscaal Restwaarde  Ja  Idem  Idem   
Fiscaal Boekwaarde begin boekjaar  Ja  Idem  Idem   
Fiscaal Afschrijving lopend boekjaar  Ja  Idem  Idem   
Fiscaal Afschrijving cumulatief  Ja  Idem  Idem   
Fiscaal Boekwaarde eind boekjaar  Ja  Idem  Idem   
Datum buiten gebruik stelling  Ja  Ja Ja  
Opbrengst na buiten gebruik stellen        
WOZ-waarde Ja  - Ja  Verplicht bij registergoederen  
Vaststellingsdatum WOZ-waarde Ja  Ja  Verplicht bij registergoederen  
Eigen gebruik of belegging ingeval pand Ja - FIscaal van belang voor bepalen van de bodemwaarde
BE methode afschrijving  - Ja Ja   
BE Restwaarde   - Ja  Ja   
BE Boekwaarde begin boekjaar   - Ja  Ja  
BE Afschrijving lopend boekjaar   - Ja  Ja  
BE Afschrijving cumulatief   - Ja Ja   
BE Boekwaarde eind boekjaar   - Ja  Ja   
RGS code actief  Ja  Ja  Ja  
RGS code afschrijving (balans)  Ja  Ja Ja  
RGS code afschrijving (W&V)  Ja  Ja Ja  
Datum+tijd vastgelegd  Ja  Ja Ja  

Overige (eenmalige) gegevenselementen (conform de RGS brugstaat):

  1. Datum-/tijdstempel
  2. Versie RGS VAS (vaste activa administratie)
  3. Boekjaar
  4. Boekjaar datum aanvang; als sprake is van lang- of kort boekjaar.
  5. Boekjaar datum einde; idem als hiervoor.
  6. RSIN *)
  7. KVK-nummer *)
  8. Omzetbelastingnummer *)
  9. Naam onderneming
  10. Aanleverend softwarepakket
  11. Emailadres aanleverende organisatie
  12. RGS versie

*) RSIN, KVK-nummer, Omzetbelastingnummer: aanleveren wat bekend, maar minimaal 1 van de drie nummers.

Interessante bronnen zijn: