De RGS vaste activastaat is bedoeld om gegevens van de immateriële- en materiële vaste vanuit de boekhouding in een uniform formaat aan te leveren aan andere toepassingen. Denk aan de winstaangifte (IB en VPB), jaarrekening en kredietrapportage. Gegevens als restwaarde en een specificatie voor de investeringsaftrek worden nu nog massaal met de hand overgenomen in bijvoorbeeld fiscale aangiftesoftware, terwijl dit eenvoudig automatisch is te regelen vanuit de boekhouding.

De vaste activa kan beschouwd worden als een subadministratie van het grootboek. Daarmee is er een relatie met de corresponderende  RGS codes voor vaste activa, afschrijvingen en andere daarmee samenhangde rekeningen, zoals een herinvesteringsreserve en een herwaarderingsreserve.

Uitgangspunten:

1. Er wordt gebruik gemaakt van boekhoudsoftware die RGS-ready is.
2. Er wordt gebruik gemaakt van boekhoudsoftware die beschikt over een volwaardige vaste activa administratie.Wat we daar onder verstaan komt hierna aan de orde.
3. RGS en de vaste activa administratie is beide in gebruik via de hiervoor bedoelde boekhoudsoftware. 
4. Alles wordt bijgehouden in euro's.

Volwaardige vaste activa administratie
Je kunt besluiten om vaste activa te registreren in het grootboek zelf en daar ook periodiek de afschrijvingskosten te boeken. Dat laatste desgewenst via een vaste periodieke journaalpost. Al bij het vastleggen van de vaste activa mis je dan elementaire gegevens per actief die benodigd zijn voor een vaste activastaat, zoals:

1. Datum aanschaf;
2. Datum ingebruikname; als deze datum afwijkt van de aanschafwaarde is dit de datum waarop de afschrijving begint.
3. Restwaarde; 
4. Afschrijving per periode; bijvoorbeeld percentage per jaar;
5. WOZ-waarde; als het gaat om een bedrijfsgebouw, bijvoorbeeld bij een kredietaanvraag.
6. Bodemwaarde; als het gaat om een bedrijfsgebouw. Om te bepalen tot welk bedrag fiscaal afgeschreven mag worden.

Naast genoemde elementen geeft een volwaardige vaste activa administratie ook inzicht in zaken als investeringen, desinvesteringen en boekwaardes. Inzicht in de vaste activa en de mutaties daarop kunnen dan tot uitdrukking gebracht worden via een vaste activastaat.

Zie ook Wiki boekhoudsoftware voor een volwaardige vaste activa administratie.

Duurzaamheid
De NBA heeft de Handleiding duurzaamheid klimaat, handvatten voor accountants uitgebracht (september 2021). In deze handleiding is de bijlage “Attentiepunten jaarrekening en klimaat” opgenomen. Met onder andere aandacht voor vaste activa. Zo wordt bij immateriële vaste activa verwezen naar ecologische veroudering en activering van klimaatkosten. En bij materiële vaste activa wordt verwezen naar onder andere het rekening houden met subsidieregelingen en bijzondere waardeverminderingen (o.a. energie- of CO2-intensieve activa).

Met als uitgangspunt gegevens vastleggen bij de bron stellen wij voor bij de RGS vaste activastaat, voor zover mogelijk, rekening te houden met gegevens over duurzaamheid. Door het vastleggen van dergelijke gegevens in de vaste activa administratie (dus bij de bron) kunnen ze, al dan niet via de RGS vaste activastaat, gebruikt worden bij verschillende rapportages wat betreft duurzaamheid.

Extensie RGS brugstaat
De RGS vaste activastaat kan op 2 manieren geïmplementeerd worden, te weten:

1. Als optionele extensie van de bestaande RGS brugstaat. Optioneel, zodat e.e.a. backwards compatible blijft.
2. Als afzonderlijk bestand.

Specificatie elementen RGS vaste activastaat
Naar specificatie elementen RGS vaste activastaat. 

Interessante bronnen

• Wiki RGS en Vaste activa en afschrijvingen;
• Wiki Boekhoudpakketten, vaste activa administratie en afschrijvingen.

Voor vragen kan altijd contact opgenomen worden.